Vid tillfälligt lägre bemanning behöver du pröva vilka arbetsuppgifter som kan genomföras med de personer, kunskaper och resurser som finns. Börja med arbetets innehåll och behovet av stöd, inte bara antalet namn i schemat. Tydliga prioriteringar gör det lättare att se när upplägget behöver ändras.
Beskriv förändringen så att den går att bedöma
Skriv vilken grupp som berörs, vilken period ni planerar för och vilka förutsättningar som förändras. Två frånvarande personer kan innebära helt olika konsekvenser beroende på deras uppgifter. Det kan exempelvis vara en särskild kompetens, en handledarfunktion eller möjligheten att hjälpa en kollega som försvinner.
Enligt AFS 2023:1, 11 §, ska arbetsgivaren bedöma arbetsmiljöriskerna när ändringar i verksamheten planeras. Riskbedömningen ska vara skriftlig. AFS 2023:2 reglerar också balansen mellan arbetskrav och resurser. Den här artikelns frågor är praktiskt stöd för underlaget, inte en färdig bedömning för er arbetsplats.
Sortera uppgifter före personer
Gör först en lista över vad som faktiskt behöver hända under perioden. Ta med det arbete som lätt glöms bort: introduktion, samordning, dokumentation, raster, överlämning och hjälp när något avviker. Om du bara räknar den synliga produktionen blir kapaciteten lätt överskattad.
Skilj sedan mellan sådant som måste genomföras, sådant som kan skjutas upp efter beslut och sådant som behöver ordnas på ett annat sätt. Låt den som har mandat besluta om prioriteringen. Medarbetaren ska inte behöva upptäcka mitt i ett pass att två nödvändiga uppgifter förutsätter samma person samtidigt.
Tillfälligt lägre bemanning kan ändra behovet av stöd
En vikarie är inte alltid en direkt ersättare för den som är frånvarande. Kontrollera vilken introduktion som behövs, vem som kan svara på frågor och om handledningen tar tid från andra uppgifter. Beakta också vilka moment som kräver samarbete eller särskilda kunskaper.
Undersök när under dagen belastningen uppstår. Ett genomsnitt för hela veckan kan dölja en timme då flera uppgifter sammanfaller. Rita gärna ett enkelt tidsförlopp över en typisk arbetsdag och markera var hjälp, beslut eller överlämningar behövs. Det gör samtalet mer konkret än att bara fråga om gruppen tror att den hinner.
Ett tänkt exempel med en erfaren handledare borta
Anta att en erfaren medarbetare ska vara borta samtidigt som en ny person börjar. Den planerade bemanningen ser oförändrad ut eftersom en vikarie är bokad. Men den som brukar handleda är frånvarande och vikarien behöver själv stöd.
I det läget kan planen behöva justeras genom exempelvis senarelagda arbetsuppgifter, en utsedd handledare med avsatt tid eller en annan fördelning av arbetet. Vilken lösning som är lämplig beror på den lokala riskbedömningen. Exemplet illustrerar varför antal personer och tillgänglig kompetens inte är samma sak.
Bestäm när planen ska omprövas
Gör det tydligt vem som tar emot signaler om att upplägget inte fungerar. Beskriv också vad personen får besluta och hur en fråga förs vidare om mandatet inte räcker. En kontaktväg som bara fungerar när ordinarie chef är på plats kan vara otillräcklig under den aktuella perioden.
Välj konkreta signaler att följa: uppgifter som återkommande lämnas ogjorda, utebliven hjälp, avbrutna raster eller fler avvikelser. Signalerna är underlag för att undersöka arbetsförhållandena. Använd dem inte som ett generellt betyg på enskilda personers prestation.
- Vilka uppgifter kan vänta, och vem beslutar det?
- Vilken kompetens behövs vid varje del av arbetet?
- Vem handleder och svarar på frågor?
- Hur ordnas stöd vid oväntad frånvaro?
- När gör ansvarig chef en ny avstämning?
Förbered utbildningsfrågan utan att vänta med åtgärder
Om ni saknar en gemensam metod kan du ta med ett avidentifierat bemanningsexempel till en arbetsmiljöutbildning. Formulera vad du vill kunna göra: upptäcka beroenden, beskriva en risk eller tydliggöra ansvar. Pågående risker behöver samtidigt hanteras i verksamheten; en kommande kurs ersätter inte det arbetet.
Finns ett generellt säkert minimiantal?
Den här vägledningen anger inget sådant antal. Bedöm uppgifterna och tillämpliga särskilda regler, inklusive behovet av hjälp och kompetens, för just det arbete som ska utföras.
Välj utbildning utifrån frågan du behöver kunna hantera
På vår sida om arbetsmiljöutbildning kan du orientera dig i utbildningsvalet. Behöver du en gemensam grund för arbetet kan du läsa aktuellt innehåll och upplägg för BAM – Bättre Arbetsmiljö hos Kompetensutveckla. Jämför innehållet med dina arbetsuppgifter innan du väljer kurs.
Källor och kontroll
Kontrollerat den 2 oktober 2026 mot Arbetsmiljöverkets aktuella webblydelse av AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och AFS 2023:2, 2 kap., om organisatorisk och social arbetsmiljö. Praktiska frågor och tänkta exempel i texten är vår vägledning; bindande krav och allmänna råd anges var för sig.
Foto: Estée Janssens via Unsplash, använt enligt Unsplash-licensen.